Como tener éxito en los E-Business

Por Sebastian Cristi

Colocar los procesos en línea de un negocio no es tarea fácil, definitivamente. De todos los proyectos de E-Business que se implementan, el 75% de ellos fracasan de acuerdo a los estudios de la consultora Gartner Group. Estos fracasos se dan principalmente por una pobre planificación y expectativas poco realistas acerca de las nuevas tecnologías. Las mejoras en productividad y ahorro de costos que prometen las soluciones E-Business no son tales. No por culpa de la tecnología, sino por una incorrecta implementación y administración de las mismas. En la mayor parte de los casos, cuando una solución de E-Business comienza a fallar, los administradores del negocio comienzan a buscar culpables, sin comprender la escala del proyecto, la simplificación del mismo, levantando las expectativas del desarrollo a niveles desmedidos, y casi siempre quitando recursos que ya habían sido asignados, ante los “malos resultados obtenidos”. Estos corresponden a errores que cometen los administradores, sin darse cuenta que lo que consiguen con esta actitud es debilitar la implementación y uso de los sistemas.

Un ejemplo de fallas en el proceso de instalación

Una compañía de tamaño bastante respetable decidió comenzar a utilizar una nueva solución para administración de proveedores. La gente –aquellos que se supone usarían el sistema- estaban bastante escépticos acerca de las ventajas de esta nueva apuesta, principalmente porque no tuvieron el conocimiento suficiente acerca de sus ventajas y habilidades, y no poseían tampoco entrenamiento ni experiencia en sistemas similares. Como resultado, el sistema tardó poco más de un año en lograr ser implementado. La productividad se vio gravemente afectada  y el costo real de implementación sumó varios ceros en relación al presupuesto inicial. Muchas compañías han declarado que les ha tocado vivir experiencias similares cuando se trata de implementar las soluciones de E-Business.

Los problemas que ocurren cuando una compañía intenta implementar una de estas soluciones son principalmente los siguientes:

-          La gerencia no está dispuesta a gastar (invertir) tiempo para aprender y comprender las soluciones. Como resultado, no tienen idea de cómo los trabajadores se adaptarán a estas, perjudicando su productividad y eficiencia.

-          Los usuarios finales no reciben el entrenamiento adecuado antes de colocar en marcha la solución. Como resultado, la herramienta no es vista como una forma de mejorar la eficiencia y productividad.

-          En muchos casos la infraestructura tecnológica no se encuentra actualizada y pierde el poder para soportar las nuevas soluciones.

-          Debido a la inadecuada comprensión acerca de la administración de la solución de E-Business que se adopta en la planificación, usualmente los recursos asignados son menores a los realmente necesarios.

-          En muchas ocasiones la nueva solución debe ser capaz de interactuar con los viejos equipos y soluciones existentes, pero la mayoría de las veces lo único que se consigue son incompatibilidades que terminan desanimando a todos.

Cómo evitar las fallas en la implementación

Las soluciones de E-Business son sofisticados sistemas que integran diferentes áreas de la compañía y la forma de relacionarse con clientes y proveedores. Este es el motivo por el que su implementación debe efectuarse de acuerdo a un plan minuciosamente estudiado.

Preparación

Lo primero es desarrollar un objetivo bien trazado, en el que se debe involucrar a los usuarios finales de la solución, y no solamente a los técnicos y gerencias. Busque respuestas a preguntas como:

-          ¿Cuál es el objetivo individual más importante que busca conseguir el negocio con la implementación de esta herramienta?

-          ¿Cuáles son los problemas críticos que debe solucionar esta herramienta?

-          El tiempo y dinero a invertir ¿se justifican en esta solución?

-          ¿Cuáles son los hitos de implementación?

-          ¿Cómo sabrás cuando has cumplido cada uno de estos hitos?

Cuando logres tener a todo el personal involucrado dentro de la compañía, selecciona equipos de implementación en cada área. Estas personas serán las responsables  para la implementación del plan. De acuerdo a este plan, asigna los recursos y establece plazos. Designa un encargado general para que revise los avances y apoye cuando sea necesario.

Educación y Entrenamiento

La educación debe cubrir el lado “por qué” de la solución y el entrenamiento el “cómo”.

-          Identifica al personal que requiere ser educado y entrenado.

-          Define los objetivos

-          Define el entrenamiento y los criterios de educación y selecciona quién los llevará a cabo.

-          Configura el método de evaluación.

-          Ponte al frente del proceso de aprendizaje.

-          Monitorea los progresos.

Implementación

La implementación de la solución debe realizarse dentro de los plazos establecidos con anterioridad. Para llegar a este punto se hace necesario que el encargado del proyecto revise cada paso antes de llegar hasta este punto.

-          ¿Qué tan rápido se han cumplido las expectativas?

-          ¿Está todo de a cuerdo a lo esperado?

-          ¿Necesitas revisar alguna de tus prioridades?

Cuando estés listo para implementar, realiza una reunión con los encargados de cada área incluyendo a los usuarios finales más relevantes. Lo más importante aquí es identificar si todos los involucrados con el proyecto se encuentran o no satisfechos.
Para implementar la solución es muy importante que entiendas las tecnologías existentes tras el proyecto. Si esto requiere la contratación de un consultor especializado en la materia, es mejor tomarlo y realizar todas las consultas hasta sentir que se conoce lo suficiente del tema como para gerenciarlo. Aunque esto parezca un gasto no contemplado, siempre significará un ahorro importante de dinero y tiempo.

Otras apreciaciones a tomar en consideración:

-          Los E-Business son solamente herramientas. No esperes de ellas cambios radicales en la filosofía o excelencia del negocio o sus productos.

-          La implementación de estas soluciones requieren, al igual que cualquier otra innovación, un proceso de paso a paso que se debe seguir estrictamente.

-          Antes de considerar una solución de E-Business, debes asegurarte que realmente podría ser necesaria. Existen otras alternativas disponibles en el mercado como los marketplaces, los portales de negocio y otros similares que podrían ser incluso más útiles que entrar de lleno y por cuenta propia a los E-Business.

-          Mantente al día con las nuevas tecnologías, y por sobre todo siempre debes tener los ojos puestos sobre lo que hace la competencia respecto de los E-Business.

Los E-Business se mueven rápidamente, mutando, cambiando e innovando permanentemente. Siempre debes estar preparado para realizar cambios o comenzar nuevamente.

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Escrito por Sebastian Cristi en oct 1 2012. Archivado bajo E-Business, Social Media. Puedes seguir las respuestas de esta entrada por el RSS 2.0. Puedes dejar una respuesta o un trackback a esta entrada